你今天有開會嗎？開了什麼會？跟誰開會？開了多久？你還記得哪些結論呢？我再問最後一個問題：
你喜歡開會嗎？
引導師 Viv 最近有幾次談到關於 Meeting (會議) 這件事，我覺得有幾個不錯的提醒，我加上自己的經驗與你分享。
Agenda 之外，更重要的是保持彈性
It goes like this: to have a productive meeting you must have a pre-agenda and stick to it. That’s the secret of better meetings.
Bollocks.
什麼意思？她說，「進行一個有效會議的秘訣，就是要有事先預定好的議程，並且要強力執行到底。」「胡說！」
議程的目的是提供 structure (結構)、control (控制) 和 certainty (確定性)，會議過程中也比較容易找到人負責，這都是好的部份，但這些都可能是另一種壞的開始：缺乏彈性。而這個彈性空間，卻有可能是另一個創新突破的開端，就看你容許不容許這種 uncertainty (不確定) 發生。
9 個讓你保持彈性的好方法
Viv 建議：
1. 注意開始和結束的時間，準時開始，準時結束 (Be clear about the start and finish time, and actually start and finish on time.)
這個和引導一場好的 Workshop 的 7 個關鍵因素中，注意 Workshop 的開始與結束的時間有異曲同工。
2. 可以早結束就早結束 (If you finish early, finish early.)
該結束就結束。如果有結論或有行動計畫，很好，不要浪費時間，趕快開幹吧！如果沒有，而且覺得此次會議沒有希望產出，那麼提早結束會議也不失為一個選項 — 因為沒準備或是不想談，拖再久也沒用，還不如散會，經營下一次的會議比較實際。
3. 讓所有人都知道會議的目的 (Let everyone know the purpose of the meeting.)
目的是目的，議程是議程，議程不會是目的。讓與會者知道開會目的比知道議程要更重要。你想一想就能理解，誰會為了「今天的議程很精彩」，所以我來參加會議？不都是因為「今天開會的目的很重要」而來的嗎！
4. 換個地方開會 (Meet somewhere else.)
會議室一成不變，在裡面所談的議題即使不同，人的習慣卻很難改變。換個地方，換個心情，或許同樣的議題也許會有不一樣的想法。
5. 試著不要有桌子看看 (Get rid of the tables.)
會議室的桌子，認真的人拿來寫筆記，記錄重要事項；事不關己的人用來上 Facebook、Google Plus、MSN，看網路新聞。移開之後會有什麼改變？你試試看就知道！
首先你會覺得很尷尬，因為沒地方躲藏；然後你會覺得不方便，因為 NB 沒地方放，又不能打開；然後你會希望會議趕快結束，但是又不能沒有結論，因此必須更加專注地開會。然後奇蹟就發生了：會議開的很快就結束，結論也有，行動計畫與方向都出來了。
如果移開桌子還不夠，要不試試「站著開會」呀！
6. 聽聽別人怎麼說，注意發生了什麼事，保持好奇心 (Listen to what people are saying, notice what’s happening, be curious.)
Viv 說：
If you’re not sure how to do that, the first step is to stop talking; the second is to stop planning what you’ll say when others have stopped talking.
會議中，如果你不知道該怎麼做，第一步就是停止說話，第二步就是停止當別人沈默時你盤算著要說的話。
「天吶！」你說，「這不是一片沈默嗎？」是的，我要告訴你的，就是這一點，「沈默」帶有一種神奇的力量，除非你體驗過，否則你一定會受不了，跳出來打圓場，然後不知所云，最後會議草草結束。
嘿！這是需要練習的，而且是放膽的練習。不過，注意呀，不要在大老闆面前玩太大，被釘可別說我沒提醒你。
7. 如果是數個主題集合的會議，不妨試試 開放空間科技 (Open Space Technology) 的型態，讓參與會議的人主動參與有興趣的討論 (If you must cover various topics, create an agenda openspace-style and allow people to self select what discussions they will take part in.)
我個人是非常喜歡使用 Open Space Technology 的型態來探討議題與發掘新機會，上個月，8 月 12 日在天籟溫泉會館和 60 多位中階主管一起用 OpenSpace-style 的會議方式，以 SKS 為架構談管理議題，共度 2 個小時的會議。題目是他們自己當場訂的，組別也是他們自己選的，雖不是完整的 Open Space Technology，但是效果不錯。
Viv 說的好：
Don’t fall into the trap of believing that everyone must know about x, y or z. If it is important, they’ll know about it.
的確，這是一個陷阱：認為每個人都必須知道 x、y 或 z。相信我，如果參與者覺得是重要的，他們一定搶破頭都要知道，反之，如果不是，硬逼他們進去一個小組談，談再久也不會有什麼進展。
8. 在會議時間內創造彼此對話的機會 (Use the time you would have spent in a meeting for conversations.)
「對話」所創造跟凝聚的力量很大。注意，對話不是「討論」，從對話中找到共同的意見和不同的法，如果你試著這麼做，
You might be surprised by what emerges from this simple shift.
9. 從小處著手 (Start small.)
大家應該都算是會議室老手，待久了，難免會有一些慣性。誰做哪個位置、誰先開口說話、誰一開口大夥而就不約而同地眼神飄散。你能夠嘗試改變一下嗎？Viv 說：
Make a small change, but make a change. Don’t wait for someone else. You are someone else.
是的，一個小小的變化可能帶來大大的改變。不要等待別人 (someone else)，你是別人 (someone else)。不信下次開會時，你問一下坐在你旁邊的那一位：「誰是別人？」試試看！
結語
「你喜歡開會嗎？」這個問題很難回答。「你覺得會議的成效如何？」可能好回答一些。
關於會議可控制與不可控制的部分，你拿捏得如何？會議中一定有確定性和非確定性因素交互出現，問題在於你可以忍受多少在你所預備、所能理解、所能掌握之外的對話與討論。
如果你想要擺脫太多沒有意義、沒有效率的會議，Viv 的建議，你參考看看：
If you really want to break out of the habit of too many unproductive meetings, the answer isn’t more meetings or more structure – it’s less.
