引導專業初學者最常問的一個問題是：
要怎麼引導一場 Workshop？有什麼 tips 嗎？
或是：
為什麼每次 Brainstorming 都得不到想要的結果？到底是工具不對？方法不對？還是來的人不對？」
我的回答很簡單：
當然有 tips、有方法和工具可以增進成功率，但… 更關鍵的在於：『你如何開始計畫這一場活動』？
在和華碩電腦人資長暨資訊長吳崇文先生共事多年的經驗中，我從他身邊學到一個至今仍然在使用的工具：Event Charter，中文我們給它個非官方簡稱：活動六宮格。你可以在這裡下載模版。
延伸閱讀：導讀《打造不敗的創新方案：101項設計思考法則, 101 Design Methods》
不論是受委託去帶領活動的引導者，還是自發性內部的討論，這個工具都能幫你更好地釐清活動目的和設計流程。
Project | Event (專案|活动)
我先假設引導者將要引導的活動是隸屬於某一個專案之中，才得以分出專案和活動。如果是一次性或規模不大的活動，「專案＝活動」也可以。
Project Objectives (專案目標)
瞭解「專案目標」對於活動本身具有指向性，讓引導者和參與者在活動中的任何時刻都能知道這場活動的意義。
Event Goals (活動目的)
列出「活動目的」能够讓引導者和參與者心裡有個底，無論活動過程中發生什麼事情，好的壞的、可掌握不可掌握的、可控不可控的，都能為完成這個目的而做。我通常會問這樣的問題幫助釐清目的：
可以請你描述一下這次活動成功的模樣嗎？
然後就可能會得到：「如果有一些好點子的話…」這樣的答案。那麼我會繼續問：「你說的『一些』是多少？」這樣就會有個數字的概念，知道這個目的合不合理。
目的不一定都能夠用量化的數字表達，更多的時候是以「敘述」的方式呈現，例如：「大家都知道我們所面臨的挑戰，並更能認同○○○○這個目標。」，「大家能充分討論○○○○這個主題，並且知道自己接下來該做的事情。」… 等等。
如果我聽到的目的是：「大家能說出○○○○這個產品有幾項功能和特點…」之類的陳述，我會考慮是不是能夠用書面、演講或其他傳達方式 (加個課後測驗)，或許能更有效率，不需要用引導者當作會議主持人。
Sponsor (負責人)
這裡指的「負責人」是指專案或活動成果的最終負責人。引導者必須知道這些負責人是誰，因為在預備活動的過程中，必定有許多需要溝通、討論和調整的地方，而這些每每都需要找到委託人才能推動。引導者必須設法讓負責人投入其組織的資源，否則到活動最後成功是組織的應得的，失敗算引導者的。
Participants (參與者)
這裡的「參與者」除了是指實際參與活動的人之外，還有可能是不一定能參與的某個主題領域的專家，引導者必須學會衡量這些參與者能不能幫助達成活動目標，雖然剛開始有點困難，但是隨著引導者的經驗增長，越能夠感受到活動目的和參與者的關連性。
Preparation (預備)
有了以上的資訊為基礎，引導者才能開始準備設計活動內容。「預備」可大略分為人、事和物三部分。「人」：如果需要在活動開始之前與負責人溝通、與場地安排的單位交涉現場布置或是邀請專家參加等，就必須列入引導者的準備事項中；「事」：就是任務規劃；「物」：引導者通常要有自己的工具包 (Kit)，活動開始前要確認工具包裡的東西是否齊全充足，如果因活動性質或內容有新的工具 (或是道具)，務必確認它們會完整地出現在活動現場。
Event Sessions (流程)
引導者走到這一階段才能夠開始設計活動流程。通常活動是有時間限制的，引導者必須評估在限制的時間內能不能達到活動目的，不要接受委託方不合理的時間限制條件和活動目的，這幾件事情是連在一起的，做不到就說做不到，但不能只停留在這裡，引導者要 do something 進而提出 Plan B，像是：
在這樣緊迫的時間裡，我能完成活動目的的第 1, 2 點，第 3 點需要長一點的時間才能經營出來，你可以增加時間嗎？再 2 小時？
如果時間不能增加，就朝縮減活動目地的數量或縮小涵蓋範圍的方向。
連成一氣的六宮格
這六個方塊其實指的都是一件事情：引導者要用什麼的資源、方法和工具達成活動目的。所以沒有任何一個方塊該被是獨立看待。當有經驗的引導者一看到這份 Event Charter，約略就能看出這個活動是否具備成功的條件，其餘的就看引導者本身的訓練和對現場人事物的敏感度和回應了。
最後的提醒
在節奏輕快競爭激烈的 IT 產業裡，無論做軟體或硬體，會議或討論時間常常少於 30 分鐘，聰明的產品經理 (一定是個好的引導者) 就不要執著去區分什麼幾階段、先談什麼後談什麼，我的建議是：抓緊目標，做好準備，然後隨機應變。
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